Helpcentrum › Koppelingen

Koppelingen

Alles wat je aan het portaal kunt hangen. Niets hiervan is verplicht: het portaal werkt zonder Google, zonder Telegram en zonder eigen mailbox. Elke koppeling neemt één ding over dat je anders met de hand doet.

Je eigen Claude, Grok of ChatGPT Creator en Debater

Je hoeft hier niets voor in te stellen om een AI te kunnen gebruiken: in het portaal zit al een assistent. Klik rechtsonder op het praatwolkje en stel je vraag. Hij doorzoekt het raadsarchief, jullie eigen materiaal en de moties van andere gemeenten.

Koppelen is iets anders. Dat is voor wie zijn eigen Claude of ChatGPT toch al de hele dag open heeft staan en het raadswerk daar wil kunnen pakken. Het is een gemak, geen voorwaarde.

Daarna koppelt iedereen zichzelf, bij Mijn account. Daar staat ook het adres van jullie portaal, dat sommige apps vragen; het is voor de hele fractie hetzelfde, en wie je bent blijkt uit het inloggen dat erop volgt.

Claude

De makkelijkste: je hoeft nergens een adres in te typen.

1. Ga in het portaal naar Mijn account en klik op Koppelen met Claude.
2. Claude opent met het portaal er al in. Klik op Toevoegen.
3. Je komt op een scherm van het portaal dat vertelt wat Claude mag lezen. Klik op Toestaan.

Klaar. Claude vraagt daarna per gereedschap toestemming voordat hij het gebruikt; dat kun je in Claude per stuk op automatisch zetten.

Grok

Grok kan het adres niet vooringevuld openen, dus dat plak je één keer.

1. Ga naar Mijn account en klik op Koppelen met Grok. Het adres staat dan op je klembord.
2. Kies in Grok Nieuwe connector, dan Aangepast, en plak het adres.
3. Log in met je portaalaccount en geef toestemming.
4. Noem de connector Fractieportaal. Niet ‘test’ of iets anders — die naam heeft hij straks nodig om zichzelf terug te vinden.

ChatGPT

Hier zit één drempel die wij niet kunnen wegnemen: ChatGPT laat een eigen koppeling alleen toe als de ontwikkelaarsmodus aanstaat.

1. Ga in ChatGPT naar Instellingen → Beveiliging en zet Ontwikkelaarsmodus aan.
2. Ga naar Instellingen → Connectors en voeg een eigen connector toe.
3. Plak het adres uit Mijn account, log in en geef toestemming.

Een app op je eigen computer

Zoals Claude Code. Die begint bij zichzelf: voeg daar het portaal toe met het adres uit Mijn account. Het toestemmingsscherm zegt dan dat de app zichzelf zo noemt en dat wij dat niet kunnen nagaan — koppel alleen als je hem zelf net hebt geopend.

Wat zo'n app wel en niet ziet

• Wel: wat Beheer heeft aangezet — moties, stemmingen, raadsvragen, de agenda, standpunten, de verkiezingsprogramma's van alle partijen, en de moties van andere gemeenteraden.
• Nooit: post van inwoners, vertrouwelijke notities, declaraties, wachtwoorden en tweestapscodes. Versturen naar de griffie, akkoord geven, iets verwijderen of een status wijzigen kan een AI-app ook niet; dat doe je zelf in het portaal.

Wat de app leest gaat naar de maker ervan, onder jouw eigen account — zet daar de instelling voor training uit. Elke vraag die een app aan het portaal stelt komt in het logboek. Ontkoppelen kan wanneer je wilt, bij Mijn account. Meer hierover staat bij Vertrouwelijk werk buiten de AI houden.

Google Drive

Niet nodig. Zonder Google bewaart het portaal de vergaderstukken zelf, in de afgeschermde map van de fractie. Werken jullie liever in Drive, dan zet het portaal de stukken in een map daar.

Dat gaat via een serviceaccount: een apart Google-account voor het portaal, zonder toegang tot jullie mail. Je maakt het één keer aan.

1. Maak op console.cloud.google.com een project en zet daarin de Google Drive API en de Google Calendar API aan.
2. Kies IAM en beheer → Serviceaccounts → Serviceaccount maken. Rollen zijn niet nodig.
3. Open het account, tabblad Sleutels → Sleutel toevoegen → JSON. Google downloadt een bestand.
4. Ga in het portaal naar Beheer → Instellingen → Koppelingen van de fractie, kies Google Drive en upload dat bestand.
5. Deel de map in Drive met het mailadres van het serviceaccount, als bewerker. Het portaal noemt dat adres zodra het sleutelbestand erin staat.
6. Plak de link van de map (of alleen het ID) in het veld Map in Drive. Laat je dat leeg, dan blijven de stukken in het portaal staan.

Google Agenda

Twee dingen die allebei ‘de agenda koppelen’ heten, en die je uit elkaar moet houden.

1. De agenda van de fractie in Google

Het portaal schrijft de afspraken van de fractie in een gedeelde Google-agenda. Dat loopt via hetzelfde serviceaccount als Drive hierboven.

1. Maak in Google Agenda een agenda voor de fractie, of pak een bestaande.
2. Deel die agenda met het mailadres van het serviceaccount, met het recht Wijzigingen aanbrengen in afspraken.
3. Ga in die agenda naar Instellingen → Agenda integreren en neem het Agenda-ID over (dat eindigt meestal op @group.calendar.google.com).
4. Plak dat ID in het portaal bij Beheer → Instellingen → Google Drive → Agenda-ID.

2. De fractieafspraken in je eigen agenda-app

Hiervoor heb je geen Google nodig en hoef je niets te delen. Het is een abonnement dat je eigen agenda-app zelf bijwerkt — Apple Agenda, Google Agenda, Outlook, maakt niet uit.

1. Ga naar Mijn account → In je eigen agenda en zet het aan.
2. Kies of je alle afspraken wilt of alleen waar jij voor staat.
3. Neem het adres over in je agenda-app, als geabonneerde agenda.

Afmelden kan op dezelfde plek. De afspraken verschijnen alleen bij jou; het verandert niets voor de rest van de fractie.

De mailbox van de fractie

Meldingen en stukken voor de griffie gaan standaard via de mailbox van de installatie. Vul je hier je eigen gegevens in, dan komt die mail van jullie eigen adres — en komen antwoorden van de griffie bij jullie binnen in plaats van bij ons.

De gegevens staan bij je mailprovider onder SMTP of uitgaande server. Je vult in:

• Mailserver — bijvoorbeeld smtp.jouwprovider.nl
• Beveiliging en poort — STARTTLS met poort 587, of SSL/TLS met poort 465
• Gebruikersnaam en wachtwoord — meestal is de gebruikersnaam het mailadres zelf
• Afzenderadres — het adres van deze mailbox; hier komen antwoorden binnen

Na het opslaan probeert het portaal de verbinding meteen en zegt het of het werkt. Werkt het niet, dan staat erbij wat de mailserver terugzei.

Telegram voor meldingen

Met een eigen Telegram-bot krijgen fractieleden meldingen op hun telefoon: een vergadering die begint, een toezegging die verloopt, een stuk dat binnenkomt. De bot is van jullie, niet van ons.

1. Stuur in Telegram /newbot naar @BotFather. Kies een naam, en een gebruikersnaam die op ‘bot’ eindigt.
2. Stuur daarna /setdomain, kies je bot, en stuur het adres van jullie portaal (app.fractieportaal.nl). Zonder deze stap verschijnt de koppelknop niet.
3. Plak het token dat @BotFather gaf in het portaal, bij Beheer → Instellingen → Koppelingen van de fractie → Telegram.
4. Daarna koppelt ieder lid zichzelf, bij Mijn account → Telegram.

Wat wij regelen

Onder de koppelingen van de fractie staat een tweede lijstje: Van de installatie. Dat zijn de koppelingen die wij onderhouden en waar jullie niets aan hoeven te doen.

• Raadsinformatiesysteem — hier komen de agenda's, stukken, moties, stemmingen en besluitenlijsten vandaan. Dit is de koppeling waar het portaal op draait; zonder dit is er geen archief.
• Claude — drijft de fractiechat, het indelen van het verkiezingsprogramma en het uitzoeken van het sjabloon.
• xAI — drijft de hulp bij het portaal, het meeluisteren tijdens een debat en het herkennen van sprekers.

Staat er bij een van die twee ‘niet ingesteld’, dan werkt dat deel van het portaal niet en is dat iets voor ons, niet voor jullie.