Helpcentrum › Beginnen

Beginnen

Wat je de eerste week instelt, en wat je gerust kunt laten staan. Het portaal is al gevuld voordat je begint: de agenda's, stukken, moties, stemmingen en besluitenlijsten van je raad staan erin zodra je koppeling klaar is. Wat jij toevoegt, is wie erbij mag en hoe jullie werken.

De eerste keer inloggen

Je krijgt een uitnodiging per mail met een link. Daarmee kies je een wachtwoord en kom je het portaal binnen. Daarna loopt er een korte reeks welkomststappen mee die je door de belangrijkste instellingen leidt; je kunt die overslaan en later afmaken.

Zet meteen tweestapsverificatie of een passkey aan. In het portaal staat werk dat niet openbaar is, en een wachtwoord alleen is daar te weinig voor.

Mensen erbij

Ga naar Beheer → Mensen en klik op Persoon toevoegen. Je vult een naam en een mailadres in en kiest een rol. Die persoon krijgt een uitnodiging.

Je kunt iedereen erbij zetten die met de fractie meewerkt: raadsleden, commissieleden, fractievolgers, een fractiemedewerker, een vrijwilliger. Wat iemand mag, hangt niet aan zijn functie maar aan zijn rol en rechten — zie hieronder.

Rollen en rechten

Er zijn vier rollen. Elke rol is een beginstand; per persoon kun je daarna afwijken, bij Beheer → Mensen → Beheren.

Voluit: notities bij vergaderingen en agendapunten · woordvoerders aanwijzen en spreekteksten schrijven · afspraken in de fractieagenda zetten en wijzigen · wie gaat waarheen, mensen toewijzen aan vergaderingen · agenda's en notulen van de fractie beheren · fractieorganisatie bijwerken · gebruikers, rollen en rechten.

Het verschil tussen een lid en een vicevoorzitter is precies één ding: wie de bezetting van vergaderingen regelt. Een vrijwilliger begint zonder schrijfrechten en kan meekijken; geef hem losse rechten als hij meer moet kunnen.

Wat er in jullie pakket zit

Er zijn drie pakketten, en elk volgende bevat alles uit het vorige. Wat jullie hebben, staat in de offerte en is door ons ingesteld; een fractie kan het niet zelf omzetten.

Overal in dit helpcentrum staat bij zo'n onderdeel welk pakket je ervoor nodig hebt. Zie je in het portaal een pagina die zegt dat iets niet in jullie pakket zit, dan is dat geen instelling die je ergens kunt aanzetten.

Onderdelen aan en uit

Dit is iets anders dan het pakket hierboven. Een pakket is wat jullie hébben; de onderdelen hieronder zijn wat jullie wíllen. Bij Beheer → Instellingen → Onderdelen zet je uit wat jullie niet gebruiken; het verdwijnt dan uit het menu, en wat er al in stond blijft bewaard. Aanzetten kan alleen wat in jullie pakket zit.

Het verkiezingsprogramma inlezen

Dit is de instelling met het meeste effect, en hij wordt het vaakst overgeslagen. Het programma is de bron van de pagina Standpunten, en daar werkt de rest van het portaal mee: de toets ‘raakt dit ons?’ bij ingekomen stukken, de assistent, en de tips tijdens een debat.

1. Ga naar Beheer → Programma.
2. Lees het programma in als pdf of Word-bestand, of geef de link naar het programma op de site van de partij. Vaak heeft het portaal het al zelf opgehaald voor de vergelijking met andere partijen; dan hoef je alleen op Dat programma indelen te klikken.
3. Claude deelt het in hoofdstukken en standpunten in. Dat duurt een paar minuten.
4. Loop alles na en pas aan wat scheef staat. Pas als je publiceert, komt het op Standpunten te staan.

Wat je één keer instelt

Op Beheer → Instellingen staan de dingen die je aan het begin zet en daarna vergeet.

• Indienen bij de griffie — hoe een motie, amendement of raadsvraag naar de griffie gaat: per mail of via het formulier dat jullie griffie gebruikt. Gaat het per mail, zet dan eerst de mailbox van de fractie in.
• Sjablonen voor moties en amendementen — het portaal vult het Word-sjabloon van de griffie in. Je ziet een voorbeeld en kunt je eigen versie uploaden; de AI zoekt uit waar wat komt, en jij keurt dat goed.
• Akkoord vóór indiening — of een motie eerst langs iemand moet voordat hij de deur uit kan, en langs wie.
• Categorieën — moties, amendementen en vragen krijgen een categorie, zoals ‘Begroting 2026’. Hier voeg je ze toe, hernoem je ze, voeg je ze samen of haal je ze weg.
• AI-assistenten — of fractieleden hun eigen Claude of ChatGPT mogen koppelen, welke apps dat mogen en wat die mogen lezen. Zie Koppelingen.
• Het college — wie wethouder of burgemeester is. Het raadsinformatiesysteem geeft dat niet, dus vraagt het portaal het hier. Dit geldt voor elke fractie uit jullie raad, dus waarschijnlijk heeft iemand anders het al ingevuld.
• Meldingen per mail — of het portaal mag mailen. Wie wat krijgt, kiest ieder zelf bij Mijn account.

Naam, logo en kleuren

Op Beheer → Fractie zet je hoe het portaal eruitziet: de naam van de fractie zoals jullie hem schrijven, een logo, en de kleuren van de partij. Dat werkt door in het hele portaal en in de stukken die eruit komen.

Daarnaast staat daar de vaste bezetting: wie er standaard naar welk soort vergadering gaat. Die lijst vult de kaart ‘Wie is erbij’ op de vergaderbriefing vooraf in, zodat niemand zich elke keer hoeft te melden.