Privacyverklaring

Versie van 14 oktober 2026

Fractieportaal is een werkplek voor fracties in de gemeenteraad. Er staat werk in dat niet openbaar is: notities, concepten, spreekteksten, declaraties en post van inwoners. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en wie ze kan zien.

1. Wie wij zijn

Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming; daartoe zijn wij niet verplicht. Vragen komen bij de eigenaar van Fractieportaal terecht.

2. Onze rol: wanneer verwerker, wanneer verantwoordelijke

Het hangt af van het soort gegevens welke rol wij hebben onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Verwerker zijn wij voor alles wat een fractie in het portaal zet of laat maken: notities, concepten, spreekteksten, agenda's, bestanden, declaraties en post. De fractie bepaalt wat daarmee gebeurt; wij verwerken het alleen om de dienst te leveren. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst.
• Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor de gegevens van het account en het abonnement: wie er inlogt, de facturatie, en de gegevens van wie een proef of offerte aanvraagt.

3. Welke gegevens wij verwerken

Van iemand met een account

• naam, e-mailadres, rol en rechten binnen de fractie;
• het wachtwoord, alleen als versleutelde afdruk (hash) — wij kunnen het niet teruglezen;
• als tweestapsverificatie aanstaat: het geheim daarvan, versleuteld opgeslagen, en de herstelcodes;
• wanneer iemand voor het laatst is gezien, en de lopende sessies;
• wat iemand in het portaal doet: een logboek van handelingen, en bij elk AI-verzoek wie het stelde.

Van de fractie

• naam, gemeente, partijnaam, logo en kleuren;
• alles wat de fractie zelf invoert of uploadt, waaronder vertrouwelijke stukken en declaraties;
• de koppelingen die de fractie instelt, met hun sleutels versleuteld opgeslagen.

Bij een aanvraag via de site

• naam, e-mailadres, fractie, gemeente, aantal zetels, eventueel telefoonnummer en bericht;
• het ip-adres en het tijdstip, om misbruik van het formulier tegen te gaan.

Uit openbare bronnen

Het portaal haalt elke nacht de openbare raadsinformatie van de gemeente op: moties, stemmingen, raadsvragen, vergaderstukken, toezeggingen en de samenstelling van de raad. Daar staan persoonsgegevens in die al openbaar zijn, zoals namen van raadsleden, indieners en wethouders. Wij nemen die over zoals ze er staan en veranderen ze niet. Daarnaast halen wij cijfers op bij het CBS, DUO en Rijkswaterstaat, en lokaal nieuws uit openbare nieuwsbronnen.

4. Waarom, en op welke grondslag

Wij gebruiken het werk van een fractie nooit om de dienst te verbeteren, om er modellen mee te trainen, of om er buiten die fractie iets mee te doen. Wij verkopen geen gegevens.

5. De AI-assistent

Gebruikt iemand de ingebouwde assistent, dan gaat de vraag samen met de stukken die erbij horen naar Anthropic PBC, de maker van Claude, in de Verenigde Staten. Anthropic gebruikt wat via deze zakelijke koppeling binnenkomt niet om modellen te trainen. Elk verzoek komt in het logboek van de fractie te staan, met wie het stelde.

De assistent kan niet indienen bij de griffie, niets versturen, geen akkoord geven en niets verwijderen. Hij leest geen post van inwoners, geen vertrouwelijke notities, geen spreekteksten van vóór de vergadering, geen declaraties en geen gegevens van gebruikers. Wat eruit komt is een voorstel; een mens beslist. Er worden geen besluiten genomen die alleen op een machine berusten.

6. Je eigen Claude of ChatGPT koppelen

Een fractie kan het portaal koppelen aan haar eigen AI-abonnement. Dan gaat er inhoud naar de aanbieder waar de fractie zelf een contract mee heeft, en gelden diens voorwaarden en privacyverklaring. De fractie zet die koppeling zelf aan of uit, ziet elk verzoek in het logboek, en kan met één knop ontkoppelen.

7. Wie wij inschakelen

De mailbox waarmee een fractie stukken verstuurt, is haar eigen mailbox bij haar eigen provider; wij bewaren alleen de instellingen. De openbare bronnen uit artikel 3 lezen wij alleen uit; die partijen verwerken niets voor ons.

8. Doorgifte buiten de EER

Wordt de ingebouwde assistent gebruikt, dan gaan die gegevens naar de Verenigde Staten. Wij baseren die doorgifte op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses), zoals opgenomen in de voorwaarden van Anthropic. Zet een fractie meldingen via Telegram aan, dan geldt hetzelfde voor het bericht dat daarheen gaat; zulke meldingen bevatten alleen een korte aankondiging en een link, geen stukken.

Daarnaast gaat er naar xAI Corp. in de Verenigde Staten wat nodig is voor vier functies: de audio van een raadsvergadering om die uit te schrijven, de tekst van zo'n verslag om te bepalen wie er aan het woord is, de vraag die iemand in de hulpfunctie typt, en wat er tijdens een vergadering wordt gezegd voor de tips daarbij. Ook daarvoor gelden de modelcontractbepalingen. De eerste drie gaan over openbare raadsvergaderingen; wat onder punt 5 nooit naar een AI gaat, gaat ook hier niet heen.

De e-mail die het portaal verstuurt — meldingen, uitnodigingen en wachtwoordherstel — gaat via Resend, Inc. in de Verenigde Staten. Daarheen gaan het adres van de ontvanger en de inhoud van het bericht. Ook daarvoor gelden de modelcontractbepalingen.

Gebruikt een fractie het onderdeel Social media, dan gaat wat zij publiceert naar Day Moon Development LLC (Post for Me) in de Verenigde Staten: de tekst van het bericht, de foto of video erbij, het gekozen moment, en de sleutels waarmee die dienst namens de fractie op haar eigen accounts mag plaatsen. Met deze partij zijn de modelcontractbepalingen op dit moment niet overeengekomen. Daarom gaat er langs deze weg niets anders heen: geen gegevens van inwoners, geen stukken en geen notities uit het portaal — alleen wat de fractie zelf naar buiten brengt. Zet zij het onderdeel uit, dan gaat er via die weg niets.

Anders dan de assistent, Telegram en Social media zijn de functies bij xAI en het versturen van e-mail geen knop van de fractie maar een onderdeel van het portaal zelf. Wil een fractie helemaal geen doorgifte buiten de EER, laat het ons dan weten; dan bekijken we samen wat er dan wel en niet kan.

9. Hoe lang wij bewaren

• Het werk van een fractie — zolang het abonnement loopt. Na opzegging krijgt de fractie een export en verwijderen wij haar database en bestanden binnen dertig dagen.
• Weggegooide bestanden — dertig dagen in de prullenbak, daarna definitief weg.
• Accounts — tot de fractie het account weghaalt. Het logboek van handelingen blijft staan zolang de fractie draait; het hoort bij de verantwoording binnen de fractie.
• Aanvragen via de site — twaalf maanden, tenzij er een klant uit voortkomt.
• Facturen — zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Openbare raadsinformatie — die blijft staan; het is het archief waar het portaal voor bedoeld is, en ze is openbaar.

10. Wie binnen een fractie wat ziet

Elke fractie heeft haar eigen database, in haar eigen map, met haar eigen sleutel. Fracties kunnen elkaars werk niet zien, ook niet als zij in dezelfde raad zitten. Binnen een fractie bepaalt de voorzitter wie welke rechten heeft. Spreekteksten van een ander zijn pas te lezen als de vergadering begint. Declaraties en het fractiebudget zijn er alleen voor wie dat recht heeft.

Wij komen zelf niet in het werk van een fractie. De beheerconsole waarmee wij het platform beheren, toont alleen hoeveel gebruikers een fractie heeft, wanneer er voor het laatst iemand was en hoeveel opslag zij gebruikt. Voor onderhoud of een storing kan het nodig zijn dat wij op de server kijken; dat doen wij zo min mogelijk, en bij een storing die om zulk werk vraagt melden wij dat aan de fractie.

11. Hoe wij het beveiligen

• alle verkeer over https, met HSTS;
• een eigen database per fractie, niet één database met een kolom "welke fractie";
• wachtwoorden alleen als hash (argon2id waar beschikbaar), sleutels van koppelingen versleuteld met AES-256-GCM en een sleutel per fractie die naast de database staat;
• tweestapsverificatie beschikbaar voor iedereen, en verplicht te stellen voor de hele fractie;
• een beperkt aantal inlogpogingen, korte sessies en een logboek van elke handeling;
• rechten per taak, zodat niet iedereen alles kan;
• de code en de databases staan buiten de map die de webserver bedient;
• de beheerconsole staat op een eigen adres, met een eigen account en verplichte tweestapsverificatie.

12. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk waarbij gegevens van een fractie betrokken zijn, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging aan die fractie, uiterlijk binnen 48 uur nadat wij ervan wisten, met wat wij weten over wat er is gebeurd, om welke gegevens het gaat en wat wij eraan doen. De fractie beslist zelf of zij melding doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens; voor haar eigen gegevens is zij de verantwoordelijke.

13. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten aanpassen of te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen een verwerking en om je gegevens mee te nemen. Gaat het om werk dat in het portaal van een fractie staat, dan is die fractie de verantwoordelijke: richt je verzoek dan aan haar, en wij helpen haar om eraan te voldoen. Gaat het om je account of om een aanvraag via de site, dan kun je bij ons terecht via het formulier op deze site.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Cookies

Het portaal zet alleen cookies die nodig zijn om te werken: één voor je sessie, één tijdens het inloggen met tweestapsverificatie, en één voor de beheerconsole. Ze staan op SameSite=Strict en zijn niet door scripts te lezen. Wij gebruiken geen analytics, geen advertentiecookies en geen trackers, en er is dus ook geen cookiemelding nodig.

Deze website laadt haar lettertype bij Google Fonts. Daarbij ziet Google het ip-adres van je browser. Wij zetten dat lettertype op onze eigen server zodra dat kan; tot die tijd hoor je het hier te lezen.

15. Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks — een nieuwe verwerker, een ander doel — dan passen wij deze verklaring aan en laten wij dat aan de fracties weten die het portaal gebruiken, ruim voordat het ingaat. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.