Helpcentrum › Vergaderen

Vergaderen

Van de agenda die binnenkomt tot de avond zelf. De vergaderingen van de raad en haar commissies staan er vanzelf in; wat jullie toevoegen is wie erheen gaat, wat jullie ervan vinden en wie het woord voert.

De agenda

Op Agenda staan de vergaderingen van de raad, de commissies en jullie eigen afspraken door elkaar, op datum. Het portaal haalt de raadsagenda zelf op uit het raadsinformatiesysteem van de gemeente, meestal binnen een dag nadat de griffie hem publiceert. Je hoeft daar niets voor te doen.

Staat een vergadering er nog niet bij, dan heeft de griffie hem nog niet gepubliceerd. Dat zie je ook op de vergaderbriefing staan: ‘de griffie heeft de agenda van deze vergadering nog niet gepubliceerd’.

Een afspraak toevoegen

Klik op Agenda → Afspraak toevoegen. Je hebt er het recht ‘afspraken in de fractieagenda zetten’ voor nodig; dat heeft standaard elk fractielid.

1. Kies in welke agenda hij komt, als jullie er meer dan één hebben.
2. Vul een titel in en kies wat voor afspraak het is. Dat laatste bepaalt hoe hij in de lijst staat en of hij meetelt bij de bezetting.
3. Zet de datum en de tijd van Van tot Tot. Duurt hij de hele dag, dan vul je in plaats daarvan een laatste dag in.
4. Kies een herinnering: hoeveel minuten van tevoren er een melding komt, bij wie dat aanstaat.
5. Vul eventueel de plek, een omschrijving en hoort bij in — dat laatste knoopt de afspraak aan een vergadering of een dossier.

Een afspraak die zich herhaalt

Onderin staat Herhalen: elke week, om de week, of elke maand op dezelfde weekdag. Daar hoort Tot en met bij — een reeks zonder eind blijft eeuwig doorlopen in ieders agenda.

Digitaal vergaderen

Vergadert de fractie ook online, dan kan er bij elke afspraak een knop Deelnemen staan: in het portaal, in de agenda-app van ieder lid, en in de herinnering vlak voor de vergadering begint. Het portaal maakt zelf geen vergaderkamers aan — het adres komt uit Teams, Google Meet, Zoom of welke aanbieder jullie ook gebruiken. Daardoor werkt het overal hetzelfde en hoeft er niets gekoppeld te worden.

1. Maak bij je eigen aanbieder één terugkerende vergadering aan en kopieer de deelnamelink. In Teams is dat de link van een reeks, niet die van ‘Nu vergaderen’ — die laatste is voor eenmalig gebruik en kan na een paar dagen vervallen.
2. Zet bij je aanbieder een wachtkamer aan. In Teams regel je dat met ‘Wie kan de lobby omzeilen?’, in Google Meet met de toegang op ‘Beperkt’.
3. Plak het adres in het portaal, bij Beheer → Online vergaderen. Eén adres voor de hele fractie.
4. Vink daarna per afspraak aan dat hij ook digitaal bij te wonen is. Bij een fractievergadering staat dat vinkje standaard al aan.

Meer dan één agenda

Via de knop Agenda's maak je er meer, elk met een eigen kleur. Per agenda kies je twee dingen apart:

• Wie ziet deze agenda — vink je niets aan, dan ziet iedereen hem.
• Wie mag erin zetten en wijzigen — vink je niets aan, dan niemand. Dat is precies wat je wilt bij een agenda die ergens anders vandaan komt.

Zo kan een agenda van het bestuur voor de rest onzichtbaar blijven, en kan een agenda die uit Google komt wel zichtbaar zijn maar niet te bewerken.

De vergaderbriefing

Dit is de pagina waar je voor en tijdens een vergadering staat. Links de agendapunten, rechts de tips, wie er namens jullie sprak en wie er komt.

Per agendapunt kun je:

• De hele toelichting lezen, met de stukken die eraan hangen.
• Een woordvoerder aanwijzen voor dat punt.
• Een spreektekst schrijven, en die in de zaal presenteren — grote letters, zodat je hem van je scherm kunt oplezen.
• Noteren wat jullie inzet is. Die inzet gaat mee als het portaal tijdens het debat meeluistert.

Bovenaan staat een notitie bij deze vergadering, voor de hele fractie zichtbaar: wat er is opgehaald, afgesproken of toegezegd.

Wie gaat waarheen

Onderaan de briefing staat Wie is erbij. Hoe die lijst wordt gevuld, hangt af van wat jullie hebben ingesteld:

• Een vaste bezetting — bij Beheer → Fractie leg je vast wie er standaard naar welk soort vergadering gaat. Dan staat de lijst er vooraf.
• Toewijzen — iemand met het recht ‘wie gaat waarheen’ deelt per vergadering in. De toegewezen personen krijgen bericht.
• Zelf melden — staat het onderdeel ‘toewijzen’ uit, dan is wie zich meldt de lijst. Iedereen klikt dan zelf op Ik kom of Ik kan niet.

Ook wie niet is ingedeeld kan ‘ik kom ook’ aanklikken; die staat dan apart in de lijst.

Je eigen fractievergaderingen

Op Fractievergaderingen plan je de vergaderingen van de fractie zelf, met hun agenda's, notulen en stukken. Je hebt het recht ‘agenda's en notulen beheren’ nodig om erin te schrijven; meelezen mag iedereen.

1. Klik op Fractievergadering plannen en zet datum, tijd en plek.
2. Maak de agenda in het portaal, of maak hem in Docs als jullie daar samen aan willen werken.
3. Voeg stukken toe met Nieuw stuk toevoegen — uploaden, of een bestand uit Drive.
4. Na afloop zet je de notulen erbij. Die blijven bij de vergadering staan en zijn doorzoekbaar.

Gebruiken jullie dit niet, zet het dan uit bij Beheer → Instellingen → Onderdelen. Dan verdwijnt het uit het menu.

Meeluisteren tijdens het debat Debater

Wordt de vergadering van jullie raad uitgezonden, dan luistert het portaal mee en zet het tips op de vergaderbriefing: feitenchecks tegen het archief, drogredenen met de tegenzet erbij, en beweringen die niet kloppen met iemands eigen verkiezingsprogramma.

Je hoeft dit niet aan te zetten. Zodra de uitzending loopt begint het portaal vanzelf. De tipkaart staat bovenaan de rechterkolom van de vergaderbriefing en zegt zelf in welke stand hij staat: wacht op de uitzending, meeluisteren of afgelopen.

• Er staan er drie tegelijk, de nieuwste bovenaan. Komt er een nieuwe bij, dan valt de onderste eruit — tijdens een debat lees je er één, geen lijst.
• Wat eruit valt is niet weg: Zie alle suggesties opent ze allemaal.
• Boven elke tip staat over wie hij gaat. Staat er geen naam, dan weet het portaal het niet zeker genoeg om er een te noemen.
• Een tip met een bron is een feitencheck; die is anders gemarkeerd dan een tegenzet of een vraag, en de bron staat eronder.

Via Alles wat er gezegd wordt kom je op het meeluisterscherm, met het hele gesprek zoals het binnenkomt. Daar kun je ook een naam rechtzetten als het portaal een spreker verkeerd heeft.