Handleiding

1Eerste keer in het portaal

Inloggen en de welkomststappen

Je komt binnen via een uitnodiging: een mail met een link, verstuurd door wie jou in de fractie heeft toegevoegd. De link is zeven dagen geldig en werkt één keer. Is hij verlopen, dan vraag je een nieuwe aan bij wie je uitnodigde. Achter de link kies je een wachtwoord van minstens tien tekens; heeft de fractie tweestapsverificatie verplicht gesteld, dan koppel je meteen daarna een code-app (zie Tweestapsverificatie).

Daarna opent het portaal met vijf welkomststappen: Welkom, Rondleiding, Jouw account, De fractie en Klaar. De rondleiding brengt je langs de echte pagina's; bij Jouw account controleer je je wachtwoord, zet je tweestapsverificatie aan als je dat wilt en kies je of je meldingen op je telefoon wilt. Wie de fractie beheert, ziet bij De fractie wat er eerst moet staan: de naam waaronder jullie in het raadsinformatiesysteem voorkomen, wanneer de fractie vergadert, hoe stukken naar de griffie gaan, het verkiezingsprogramma, en wie er nog uitgenodigd moet worden. Elke stap is over te slaan; alles wat je hier instelt, verander je later bij Mijn account of Beheer.

Open je een pagina voor het eerst, dan staat er bovenaan één regel die zegt wat je er doet. Die regel verdwijnt zodra je de pagina kent.

Het menu en de knoppen

Links staat het menu, in vijf groepen:

• Overzicht: Dashboard, Agenda, Vergaderbriefing, Fractievergaderingen en Social media.
• Raadswerk: Moties, Raadsvragen, Toezeggingen en Ingekomen stukken.
• Kennis: Zoeken en Standpunten.
• Analyse: Analyse en Kansen.
• Fractie: Borden, Ontwikkelcoach, Fractieorganisatie, Mijn account en Beheer.

Drie pagina's staan met opzet niet in het menu, omdat je er vanaf een andere pagina komt: Nieuws en Mijn werk open je vanaf het dashboard, Meeluisteren vanaf de tipkaart op de vergaderbriefing van die ene vergadering. De groepschat van de fractie zit rechtsonder op elke pagina.

Mis je iets in het menu, dan is er één van drie dingen aan de hand: de fractie heeft het onderdeel uitgezet bij Beheer → Onderdelen, het zit niet in jullie pakket, of het raadsinformatiesysteem van jullie gemeente levert er geen gegevens voor. Een pagina die leeg zou blijven, laat het portaal weg.

2Het dashboard

Het Dashboard is de eerste pagina na het inloggen. Bovenaan staat wat er vandaag voor jou speelt: of er iets in je agenda staat en of je ergens voor bent ingedeeld, met één knop naar de vergaderbriefing. Daaronder:

• Wat er nog ligt — per komende vergadering wat de fractie nog moet regelen, zoals agendapunten zonder woordvoerder. Elke regel brengt je naar de plek waar je het oplost.
• Komende vergaderingen en Wie gaat waarheen — de eerstvolgende vergaderingen en of jij erbij bent; met Ben je erbij? meld je je aan of af.
• Nieuws — de laatste berichten uit jullie gemeente, met een knop naar Nieuws.
• Jouw raadswerk dit jaar — hoe vaak je het woord voerde, hoeveel moties en amendementen je indiende en welke eigen vragen nog op antwoord wachten, met een knop naar Mijn werk.
• Nog niet geprobeerd — onderdelen die je nog niet gebruikt, zoals meldingen op je telefoon. Met Niet nodig verdwijnt zo'n kaart.

Mijn werk is de pagina over jou alleen: je eigen moties en amendementen met hun stand, je eigen raadsvragen, de stemmingen waar jouw stukken in zaten en de komende afspraken waar je bent ingedeeld.

Is het dashboard kort na de start van de fractie nog leeg, dan is dat geen storing. Het portaal haalt elke nacht de agenda, de stukken en het archief op en vult zich in de eerste dagen.

3Vergaderen

De agenda

Op Agenda staan de vergaderingen van de raad en de commissies, de fractievergaderingen en jullie eigen afspraken bij elkaar, per maand. De raadsagenda komt uit het raadsinformatiesysteem van de gemeente; het portaal haalt hem elke nacht op, en met Agenda opnieuw uit het RIS halen doe je dat direct. Staat een vergadering er niet bij, dan heeft de griffie hem nog niet gepubliceerd. Bij een vergadering zie je hoeveel stukken er al zijn en wie van de fractie erheen gaat; met één klik meld je je aan of af. Zoeken in de agenda werkt ook op afspraken van maanden terug.

Een afspraak toevoegen

Met Afspraak toevoegen zet je een eigen afspraak in de agenda van de fractie: een werkbezoek, een gesprek, een vakantie. Een afspraak kan herhalen, en bij elke afspraak geef je aan of hij ook digitaal bij te wonen is (zie Digitaal vergaderen). Vink je Bijbehorende vergaderbriefing aan, dan staat de afspraak ook bij de Vergaderbriefing, met een veld voor een verslag of notities; een fractievergadering krijgt dat vinkje vanzelf. Wat je toevoegt, ziet de hele fractie.

Meer dan één agenda

De raadsagenda, de fractieagenda en een gekoppelde Google Agenda staan in één overzicht, elk met een eigen kleur, zodat je in één oogopslag ziet wat van de raad is en wat van jullie zelf. Koppelt de fractie Google Agenda (zie Google Drive en Agenda), dan opent een afspraak ook daar.

Digitaal vergaderen

Vergadert de fractie online, dan zet de beheerder één keer het adres van jullie vaste vergaderkamer bij Beheer → Online vergaderen: een terugkerende vergadering in Teams, Google Meet, Zoom of een andere dienst. Bij elke afspraak die digitaal bij te wonen is, staat dan een knop Deelnemen aan de digitale vergadering: in het portaal, in ieders eigen agenda en in de herinnering vooraf. Bij een fractievergadering staat dat standaard aan; bij een andere afspraak vink je het aan bij Wijzigen. Kies bij je aanbieder een adres dat blijft werken en zet daar een wachtkamer aan: wie de link ooit kreeg, houdt hem.

De vergaderbriefing

De Vergaderbriefing is de pagina waarmee je een vergadering voorbereidt en waar je tijdens de vergadering op zit. Kies een vergadering; je ziet de agendapunten met de stukken erbij, en per punt wie namens de fractie het woord voert.

• Aard van het punt. Een inhoudelijk punt heeft een woordvoerder en een spreektekst; een procedureel punt alleen een notitieveld. Bij een vergadering waar je vooral toehoort, staan alle punten op procedureel en zet je er een om als dat nodig is.
• Spreektekst en notitie. Wat je typt, wordt bewaard zodra je uit het veld klikt; er staat dan "opgeslagen" met de tijd bij. Groot op het scherm zet je spreektekst groot, om voor te lezen. Een notitie kun je Vertrouwelijk, niet naar AI maken; die gaat dan nooit naar een gekoppelde AI-app.
• Nu ophalen. Heeft de griffie net iets gepubliceerd, dan haalt deze knop de agenda, de stukken en de raadsvragen van deze vergadering direct op.
• Tips. Wordt de vergadering uitgezonden, dan staat bovenaan de kolom een tipkaart; zie Meelezen tijdens de vergadering.
• Wie sprak er namens ons. Na afloop staat per punt wie van de fractie het woord voerde, uit de opname van de vergadering.
• Eigen afspraken. Een afspraak uit de agenda met het vinkje Bijbehorende vergaderbriefing staat hier ook. Bij een werkbezoek of overleg zet je er een verslag of notities bij; bij een fractievergadering staan de agenda en de notulen. In de agenda opent Open de vergaderbriefing hem rechtstreeks.

Wie gaat waarheen

Bij elke vergadering staat wie erbij is. Dat kan op drie manieren: de hele fractie, een vaste bezetting per soort vergadering, of een keuze voor deze ene keer. Wie de bezetting regelt, stelt dat in bij de vergadering; ieder lid meldt zelf met Ben je erbij? op het dashboard, in de agenda of op de briefing of hij komt. Niet ingedeeld maar wel beschikbaar? Dan zeg je dat met Niet ingedeeld, maar kun je toch?, en wie de bezetting regelt krijgt een melding. Zeg je af bij een punt waar jij het woord zou voeren, dan blijft die woordvoering staan tot iemand hem overneemt.

Zodra een vergadering begint, kan aan- en afmelden niet meer. Dan wordt de vraag Was je erbij?: op de briefing (de kaart heet dan Wie was erbij), met het poppetje bij Wie gaat waarheen, en op het dashboard voor vergaderingen waar je werd verwacht. Ook als je niet was ingedeeld of je had afgemeld, geef je zo door dat je er wél was. Wie de bezetting regelt, kan het voor anderen doen en iemand toevoegen die er was — handig als presentielijst na een fractievergadering. Dat kan tot de termijn om is die de fractie heeft ingesteld (standaard een week na de vergadering); daarna staat het vast. Wat je doorgeeft, gaat vóór wat het portaal zelf uit de stemmingen afleidt.

Je eigen fractievergaderingen

Fractievergaderingen verzamelt jullie eigen overleg: elke afspraak met "fractievergadering" in de titel, uit de agenda van het portaal of uit de gekoppelde Google-agenda. Per vergadering staan de agenda, de notulen en de stukken, met de knop om digitaal deel te nemen en wie erbij is. Stukken komen uit het portaal of, als de fractie die heeft gekoppeld, uit Google Drive; met In Docs maken begin je daar meteen een document. Uploaden (PDF, Word, ODT, tekst of markdown, tot 25 MB) kan de fractievoorzitter; iedereen kan openen en downloaden. Met Fractievergadering plannen zet je de volgende in de agenda.

De agenda in je eigen agenda-app

Bij Mijn account → In je eigen agenda krijg je een persoonlijke link die je in je agenda-app zet als abonnement: Apple Agenda, Outlook of Google Agenda. Je kiest of je alle afspraken wilt of alleen die waar jij voor staat. Een nieuwe of verschoven vergadering kan er een paar uur over doen voordat je hem ziet: wanneer je agenda-app het abonnement bijwerkt, bepaalt de app zelf.

Op Android gaat het via Google Agenda op een computer: plak de link bij Andere agenda's → Via URL. Daarna staat hij ook op je telefoon. De link is van jou alleen: wie hem heeft, ziet je afspraken. Is hij bij iemand anders terechtgekomen, vraag dan op dezelfde plek een nieuwe aan; daarmee vervalt de vorige.

4Moties en amendementen

Drie tabbladen

Moties heeft drie tabbladen. Onze stukken: de moties, amendementen en initiatiefvoorstellen die de fractie zelf opstelt en indient, gegroepeerd op concept, naar de griffie en afgehandeld, met een filter per categorie. Raadsarchief: alle moties en amendementen van jullie raad uit het raadsinformatiesysteem, met de uitslag en het document. Landelijk archief Creator: wat andere gemeenteraden indienden; zie Zoeken.

Een motie opstellen

Kies + Motie, + Amendement of + Initiatiefvoorstel. Het formulier volgt de opbouw van het stuk zoals de griffie het wil: de titel, het agendapunt (of het vinkje Wilde motie als het nergens bij hoort), de datum van de raadsvergadering, de indieners zoals ze onder het stuk komen, en dan de blokken Constateert dat, Overweegt dat en Verzoekt het college, elk met één regel per punt. Met Voorbeeld zie je het stuk zoals het leest; Download als Word maakt het bestand in het sjabloon van jullie griffie (zie Wat je één keer instelt).

Rechts van het stuk staan twee hulpjes. Check haalbaarheid legt het concept in een seconde of vijftien naast het reglement van orde, de Gemeentewet en de verordeningen van jullie gemeente en zegt waar het wringt. Het is geen juridisch advies, en een aangenomen motie is een verzoek aan het college, geen garantie. Elders geprobeerd? Creator zoekt met je titel of een overweging in de moties van bijna driehonderd andere raden.

Een categorie (bijvoorbeeld Wonen of Verkeer) kies je in de rechterkolom; de categorieën beheert de fractie zelf, en twee die hetzelfde betekenen kun je samenvoegen.

Samen schrijven

Een stuk bewaart zichzelf terwijl je typt; er staat "Opgeslagen om" met de tijd bij. Werkt een collega tegelijk in hetzelfde stuk, dan zie je bij het veld dat die erin zit. Slaat iemand anders intussen op, dan bewaart het portaal jouw versie niet stilletjes eroverheen: je drukt op Opslaan en kiest welke versie blijft, met het verschil ernaast. Elke opgeslagen versie blijft bewaard.

Bij elke regel kun je een opmerking achterlaten voor de fractie; het aantal staat bij het blok. Die opmerkingen komen nooit in het Word-bestand of de mail naar de griffie.

Akkoord vóór indiening

Onder Status, akkoord, versturen en opmerkingen vraag je de fractie om akkoord op de opgeslagen versie. Wie akkoord mag geven, bepaalt de fractie (zie Rollen en rechten). Verander je het stuk nadat er akkoord is gevraagd of gegeven, dan vervalt dat akkoord en vraag je het opnieuw; het portaal zegt dat vooraf. Zonder akkoord gaat er niets naar de griffie.

Indienen bij de griffie

Hoe een stuk naar de griffie gaat, stelt de fractie per soort in (zie Wat je één keer instelt): het portaal mailt het Word-bestand vanuit de mailbox van de fractie met Naar de griffie sturen, opent het formulier van de griffie, of zet het alleen klaar om zelf in te dienen. In dat laatste geval download je het bestand, dien je het in zoals jullie griffie dat wil, en zet je het stuk daarna zelf op verzonden. Versturen kan alleen uit de opgeslagen versie en na akkoord.

De stand van een stuk

Een eigen stuk kent vijf standen: concept (nog niet de deur uit), verzonden (ligt bij de griffie), aangenomen, verworpen en ingetrokken (voor de stemming teruggenomen). Zodra de griffie het stuk publiceert, zoekt het portaal het op in het raadsinformatiesysteem, koppelt het als het overduidelijk hetzelfde stuk is en neemt de uitslag over; is het niet zeker, dan staat er een voorstel dat jij bevestigt. Jullie eigen tekst blijft staan: die is wat jullie indienden, het RIS heeft wat het geworden is. Koppelt het verkeerde stuk, dan maak je het los; de uitslag komt dan niet meer vanzelf mee.

Een stuk verwijderen neemt de versies, de opmerkingen en de telling mee en kan niet terug. Twijfel je, zet het dan op ingetrokken.

De pagina van een motie

Open een motie in het raadsarchief, of een eigen stuk dat gekoppeld is, en je ziet bovenaan de uitslag en hoe jullie fractie stemde. Daaronder de stemming per fractie, en per raadslid als de griffie hoofdelijk liet stemmen; zonder hoofdelijke stemming komt de stand uit de besluitenlijst. Een aangenomen stuk zonder stemming staat als "conform besloten".

Is een stuk net behandeld en heeft de griffie de uitslag nog niet gepubliceerd, dan staat er soms een voorlopige uitslag uit de uitzending, zoals de voorzitter hem voorlas. Wie namens de fractie naar buiten mag, legt die naast de passage en bevestigt hem met Klopt — bevestigen; daarna kun je er een afbeelding van maken. Zodra de griffie publiceert, telt die uitslag.

Verder op de pagina: Onze voorbereiding (woordvoerder, spreektekst en notitie bij het agendapunt), Wie van ons sprak, Ook bij dit agendapunt (de andere stukken) en, in Debater, Het debat bij dit agendapunt: de ondertiteling van de uitzending, met de tijd en de spreker. Een verworpen motie heeft een knop Opnieuw indienen als concept, die de tekst van toen als beginpunt neemt.

Een plaatje bij de uitslag

Klik bij een stemming op Maak plaatje. Titel, uitslag en de partijen voor en tegen komen uit het portaal, in de kleuren en met het logo van jullie fractie. Je kunt de titel inkorten, een onderregel toevoegen (een datum, een plek, een naam), de zetels achter de partijnamen zetten, kiezen tussen de merkkleur en een verloop naar een tweede kleur, en het formaat kiezen. Met Aan dit bericht toevoegen gaat het plaatje meteen in een post op Social media. Wie de opmaak vastzet als standaard, bepaalt hoe de plaatjes van de hele fractie eruitzien.

Haalt dit een meerderheid?

Onder een eigen stuk staat de telling. Je vinkt per partij aan wat je verwacht, voor of tegen, en het portaal telt de zetels op bij wat je invulde; wat je niet weet, blijft onbekend en telt niet als halve stem. Bij elke partij kun je noteren waarom, of met wie je sprak. Wat je invult blijft staan, dus na een gesprek in de wandelgangen zet je er een partij bij en zie je wat dat doet. Het is geen voorspelling: het is jouw inschatting, opgeteld.

5Raadsvragen

Raadsvragen heeft twee tabbladen: jullie eigen vragen (opstellen en bijhouden) en alle vragen van deze raad uit het archief, met de antwoorden van het college, de termijn en of die is gehaald. Een vraag is schriftelijk, technisch of mondeling; een technische vraag gaat over feiten en verduidelijking en mag ook een commissielid stellen, een schriftelijke vraag ondertekent een raadslid.

Met Nieuwe vraag vul je in wie ondertekent, aan wie de vragen gericht zijn, of ze over een geagendeerd onderwerp gaan, een inleiding met de aanleiding, en daarna de vragen zelf, één per veld. Terwijl je schrijft, laat het portaal zien of een vergelijkbare vraag al eens is gesteld, met het antwoord erbij; dat houdt niets tegen, maar voorkomt een vraag die al beantwoord is. Heeft het formulier van jullie griffie een maximum aantal vragen, dan kun je een lange set in tweeën splitsen.

Indienen gaat zoals bij een motie: per mail vanuit de mailbox van de fractie, via het formulier van de griffie (dat het portaal voorinvult als de griffie dat toestaat, en anders krijg je de hele vraag als tekst om over te nemen) of door het Word-bestand zelf in te dienen. Ook hier eerst opslaan en akkoord.

Na het indienen loopt de termijn: het portaal rekent vanaf de dag van indienen uit wanneer het antwoord er uiterlijk moet zijn, en meldt het als die datum verstrijkt. Zodra de griffie de vraag registreert, koppelt het portaal hem aan het raadsinformatiesysteem en neemt het de officiële termijn en het antwoord over. Je kunt een eigen kenmerk en een korte samenvatting van het antwoord bewaren; het volledige antwoord staat bij de griffie.

6Toezeggingen en ingekomen stukken

Op Toezeggingen staan de openstaande toezeggingen van het college uit het raadsinformatiesysteem, per portefeuillehouder, met de streefdatum. Wat over de datum is, staat apart onder Verlopen: daar kun je op rappelleren. Niet elke gemeente publiceert een toezeggingenlijst; dan blijft deze pagina uit het menu.

Ingekomen stukken

Ingekomen stukken toont de lijst ingekomen stukken van de raad, met het advies van de griffie (bijvoorbeeld doorsturen naar het college of een commissie). Van elk stuk met een tekstlaag leest het portaal de tekst uit en legt het die naast jullie standpunten: een stuk dat jullie programma raakt, krijgt het label Raakt ons programma, met de sterkte van het raakvlak. Dat toetsen gebeurt op de eigen server. Post van inwoners bevat persoonsgegevens; die gaat nooit naar een AI-dienst en is alleen te lezen voor wie daar binnen de fractie het recht toe heeft.

7Zoeken en standpunten

Zoeken in het archief

Zoeken doorzoekt het hele raadsarchief van jullie gemeente: moties en amendementen met de uitslag, raadsvragen met het antwoord, raadsvoorstellen, toezeggingen, brieven van het college, ingekomen stukken en de verkiezingsprogramma's van de partijen in de raad. Typ een onderwerp; je ziet hoe de treffers over de jaren verdeeld zijn, filtert op soort en jaar, en sorteert op relevantie of datum. Bij een motie staat hoe jullie fractie stemde, of dat jullie toen nog niet in de raad zaten. Het zoekveld bovenin elke pagina doet hetzelfde.

Het Landelijk archief Creator, een tabblad onder Moties, doorzoekt de moties, amendementen en initiatiefvoorstellen van bijna driehonderd andere gemeenteraden. Je zoekt met een onderwerp of met de tekst van je eigen motie; de bron is Open Raadsinformatie (VNG en Open State Foundation) plus de raden die het portaal zelf uitleest. Van veel stukken is de uitslag daar niet vastgelegd; dan staat er "uitslag niet bekend" en niets anders.

Standpunten

Standpunten is jullie eigen lijn, in hoofdstukken en standpunten uit het verkiezingsprogramma, met de brontekst ernaast. Het portaal gebruikt die pagina op drie plekken: bij het toetsen van ingekomen stukken, als bron voor een gekoppelde AI, en bij een motie die jullie schrijven. Daaronder staan het coalitie- of bestuursakkoord en de programma's van de andere partijen. Met Wat zeggen de andere partijen? zoek je één woord door alle programma's tegelijk. Bij het akkoord staat wat het voor jullie betekent: tekenden jullie het, dan is het het document waar jullie op worden aangesproken; tekenden jullie het niet, dan is het waar jullie moties tegenaan lopen.

Het verkiezingsprogramma inlezen

Een beheerder van de fractie leest het programma in bij Beheer → Programma. Vaak heeft het portaal het openbare programma al opgehaald voor de vergelijking met andere partijen; je kunt ook een ander document uploaden of een link opgeven. De tekst gaat voor het indelen naar Anthropic, de maker van Claude; lees daarom alleen het openbare programma in. Het resultaat is een concept met hoofdstukken en standpunten, elk met de brontekst ernaast. Wat de AI niet letterlijk in de tekst vond of waar hij over twijfelde, is gemarkeerd; dat kijk je na en bevestig je met Klopt zo, of je past het aan. Je kunt hoofdstukken en standpunten toevoegen, verplaatsen en weghalen. Pas met Publiceren komt het op Standpunten te staan; daarna worden de ingekomen stukken opnieuw getoetst. Een concept weggooien of opnieuw laten indelen kan altijd; wat op Standpunten staat, blijft staan tot je publiceert.

8Analyse en Kansen Creator

Analyse

Analyse laat zien hoe de raad stemt, uit de stemmingen per raadslid in het raadsinformatiesysteem. Vier tabbladen:

• Coalitiekompas — met wie stemmen en tekenen jullie mee. Per paar fracties het percentage hoofdelijke stemmingen waarin ze dezelfde kant kozen; een fractie stemt zoals de meerderheid van haar leden. Daaronder hoe vaak elke fractie hetzelfde stemde als jullie, waar jullie aan de winnende kant stonden, waar jullie alleen stonden (voor, toch verworpen; tegen, toch aangenomen) en met wie jullie stukken samen indienen.
• Meerderheidsbouwer — wie heb je nodig voor een meerderheid. Vink fracties aan en zie hoeveel zetels je hebt; de suggesties sorteren op hoe vaak een fractie met jullie meestemde.
• Wijkbeeld — krijgt elke wijk evenveel aandacht. Hoe vaak een wijk voorkomt in moties, raadsvragen en ingekomen stukken, tegenover haar aandeel in de inwoners.
• In cijfers — de gemeente in getallen: inwoners, WOZ-waarde, vergrijzing, voorzieningen, woningen en energie, scholen en ongevallen, uit het CBS, DUO en Rijkswaterstaat, naast vergelijkbare gemeenten; en de begroting per taakveld, per inwoner.

Kansen

Kansen heeft twee tabbladen. Herindienen telt elke verworpen motie en elk verworpen amendement opnieuw: hoe elke partij toen stemde, opgeteld bij de huidige zetelverdeling. Vier groepen:

• Nu een meerderheid — de partijen die toen voor stemden, hebben nu samen genoeg zetels.
• Kansrijk — genoeg zetels als de partijen zonder bekend standpunt meestemmen; die zijn het gesprek waard.
• Eén partij erbij — ook met de onbekende partijen nog geen meerderheid, maar wel als één partij die toen tegen stemde overstag gaat. Die partij staat erbij.
• Nooit in stemming geweest — ingetrokken of niet ingediend, en daarna niet alsnog in stemming gebracht.

Per stuk zie je wie toen voor, tegen, verdeeld of niet meestemde, en of de indieners nog in de raad zitten. Maak er een concept van opent het als nieuw stuk met de tekst van toen. De telling gaat ervan uit dat elke partij stemt zoals ze toen stemde; wat er sindsdien politiek is gebeurd, weet jij beter. Stemmingen toont de nipte uitslagen en de coalitiebreuken: stemmingen waarin één of enkele raadsleden het verschil maakten, en waar coalitiepartijen verschillend stemden.

Als er geen stemmen per persoon zijn

Analyse en Kansen draaien op stemmingen per raadslid, en niet elk raadsinformatiesysteem levert die. Publiceert jullie raad alleen de uitslag, dan staan deze pagina's niet in het menu. Dat verschilt per gemeente, niet per pakket.

9Debat en de ontwikkelcoach Debater

Meelezen tijdens de vergadering

Dit onderdeel staat bij een nieuwe fractie uit; de beheerder zet het aan bij Beheer → Onderdelen. Wordt een vergadering van jullie raad uitgezonden, dan leest het portaal de uitzending vanzelf mee; niemand hoeft iets te starten. Op de Vergaderbriefing staat dan bovenaan de kolom een kaart Tips, die zelf zegt in welke stand hij staat: wacht op de uitzending, meeluisteren of afgelopen.

Een tip is één zin, bedoeld om meteen op in te haken. Er zijn drie soorten: een feit dat niet klopt met de stukken, met de bron eronder; een redenering die niet deugt, met waar het dan wél over gaat; of een vraag waarmee je iemand vastpint, bijvoorbeeld een toezegging zonder datum. Boven elke tip staat over wie hij gaat, ook als dat jullie eigen woordvoerder is: het portaal kijkt naar wat er gezegd wordt, niet naar wie het zegt. Er staan drie tips tegelijk, de nieuwste bovenaan; de rest vind je onder Zie alle suggesties.

Met Alles wat er gezegd wordt open je Meeluisteren: de hele tekst zoals die binnenkomt, met het agendapunt dat meespringt met wat de voorzitter zegt. Is een spreker verkeerd herkend, dan zet je daar de naam recht; die geldt meteen voor alle beurten van dezelfde stem.

Het meelezen gebeurt op twee manieren, allebei alleen bij openbare vergaderingen van de raad en haar commissies. Standaard doet de server het: hij volgt de uitzending van jullie gemeente zodra die loopt en laat de tekst uitschrijven; niemand in de fractie hoeft daarvoor iets te doen. Lukt dat bij een vergadering niet, dan kan iemand van de fractie op Meeluisteren zelf starten: in Chrome of Edge deelt de browser het geluid van het tabblad met de uitzending, en stuurt dat rechtstreeks naar de transcriptiedienst, zonder dat het geluid langs de server komt (Safari kan geen tabbladgeluid delen). Er loopt dan één sessie per vergadering voor de hele fractie; wie later op start drukt, stapt in de sessie die al loopt. Bij een fractievergadering bestaat de knop niet.

Het debat terug lezen

In de nacht na de vergadering schrijft het portaal het debat uit en zet het bij het agendapunt. Je vindt het op de pagina van een motie onder Het debat bij dit agendapunt: elke beurt met de tijd vanaf het begin van de opname en de spreker; de beurten van de voorzitter staan dichtgeklapt. De tekst komt uit de ondertiteling van de uitzending, dus spraakherkenning: zonder hoofdletters en leestekens, met fouten erin, en een beurt begint soms met de laatste woorden van de vorige spreker. Controleer een citaat bij de video voordat je het gebruikt.

De ontwikkelcoach

Minerva, de Ontwikkelcoach, kijkt mee met je moties, je spreekteksten en wat jij in de raad zei. De pagina opent met telwerk dat na te rekenen is: je spreekbeurten en inzet per maand, je weerwoord na een interruptie, je stopwoorden per duizend woorden, en wat er in je betogen zit (eindigt het met een vraag, noemt het een oorzaak, benoemt het de keerzijde, kondigt het de structuur aan). Bij je eigen stukken telt ze wat zonder termijn, zonder uitvoerder of zonder keerzijde is. Met Lees wat ik zie leest ze je werk door en zegt ze waar je nu aan werkt, waar je sterk in bent en wat ze je aanraadt om te bekijken; vanaf de tweede keer staat erbij wat er sinds de vorige meting veranderde. Daar is de AI-sleutel van de fractie voor nodig.

Alleen jij ziet jouw pagina. Er is geen manier om die van een collega te openen, ook niet voor de fractievoorzitter of iemand met beheerrechten. Zo is het gebouwd, niet alleen zo afgesproken.

10Social media Creator

Onder Social media plan, schrijf en meet je de posts van de fractie op Facebook, Instagram, LinkedIn, X, Threads, TikTok, YouTube en Pinterest. Het onderdeel staat bij een nieuwe fractie uit; de beheerder zet het aan en koppelt de accounts bij Beheer → Social media. Koppelen gaat via het netwerk zelf: je geeft daar toestemming en komt terug in het portaal.

• Overzicht — het bereik en het aantal posts per maand, ook van wat buiten het portaal om is geplaatst, en het bereik per uur van plaatsen. Het zijn tellingen: de netwerken geven wel hoeveel reacties er waren, niet wat er gezegd is.
• Kalender — wat er klaarstaat en wanneer, en onder Eerder verstuurd wat er is gegaan, met per netwerk of het daar is gelukt.
• Posten — de concepten, en de vaste momenten als de fractie die heeft ingesteld.

Bij een nieuwe post kies je de accounts, schrijf je één tekst voor alle netwerken of een afwijkende tekst per netwerk, en voeg je een beeld of video toe met een omschrijving voor wie het beeld niet ziet. Afbeelding van een uitslag maken maakt er een van een stemming (zie Een plaatje bij de uitslag). Een gekoppelde AI-app kan een concept klaarzetten; plaatsen doet altijd iemand in het portaal.

Heeft de fractie bij Beheer → Akkoord vóór indiening aangewezen wie akkoord geeft, dan vraag je met Inplannen en om akkoord vragen om akkoord op een moment. Wie akkoord moet geven, krijgt een melding en kan op de pagina van het bericht kiezen: akkoord, een wijziging voorstellen, of niet akkoord met een reden. Zodra het akkoord compleet is, gaat het bericht binnen vijf minuten naar de accounts, en daarna is het niet meer terug te halen. Komt het akkoord pas na het geplande moment, dan gaat het bericht niet vanzelf uit maar terug naar de schrijver, die een nieuw moment kiest. Een paar uur voor het moment krijgen de beoordelaars een herinnering.

11Samenwerken

De groepschat

Rechtsonder op elke pagina zit de chat van de fractie: korte berichten voor je fractiegenoten, om elkaar iets toe te roepen terwijl je allebei in het portaal zit, ook tijdens de vergadering. De berichten staan niet in het archief en niet in de export, gaan nooit naar een AI, en verdwijnen na vier uur. Wat moet blijven, zet je op een bord, in een stuk of in een notitie bij de vergadering.

Borden

Op Borden richt je werk in dat verder nergens past: een kwartaalsprint, bijeenkomsten, wat er nog online moet. Wie het recht Borden inrichten heeft, maakt een bord: met een standaardindeling (Te doen · Loopt · Klaar), met eigen kolommen, of als kopie van een bord dat er al staat. Labels zijn een kleur met een naam, bijvoorbeeld Spoed. Een kaartje heeft een titel, een toelichting, iemand die het oppakt, labels en bijlagen tot 25 MB; je sleept het van kolom naar kolom. De laatste kolom geldt als klaar: wat daarin ligt, telt niet meer mee bij wat er van je ligt. Een bord dat klaar is, archiveer je; het blijft in te zien en is terug in gebruik te nemen. Elke verandering aan de indeling blijft in de geschiedenis staan en is terug te zetten.

Fractieorganisatie en budget

Fractieorganisatie is het naslagwerk van de fractie: wie erin zit en wat ieders nevenfuncties zijn, welke functies en taken er zijn en wie wat doet, hoe de fractie in elkaar zit (het organogram tekent zichzelf uit de functies), welke vacatures openstaan, en de vaste bezetting: wie standaard naar welke vergadering gaat. Wie in de vaste bezetting staat, staat vanzelf op aanwezig; een keuze voor één keer bij de vergadering zelf gaat daar altijd vóór. Je kunt er eigen pagina's aan toevoegen, met tekst en een ingesloten video van YouTube of Vimeo; bij elke pagina staat wie hem het laatst bijwerkte, en je kunt terug naar de beginstand.

Onder Begroting en declaraties houdt de fractie de fractievergoeding bij: de uitgaven, en declaraties die leden indienen met een bonnetje erbij. Wie het recht op het budget heeft, keurt een declaratie goed of wijst hem af met een reden; de indiener ziet waarom. Onderaan staat wat er van de vergoeding over is.

Nieuws uit de gemeente

Nieuws verzamelt het lokale nieuws van de afgelopen twee maanden uit de bronnen die bij jullie gemeente horen. Een bericht dat een onderwerp op de agenda raakt of jullie programma raakt, krijgt dat als label. Je zoekt in de koppen, en de woorden die je volgt (zie Meldingen) lichten op. Het dashboard toont de laatste berichten.

12Meldingen

De bel bovenin toont wat er voor jou is gebeurd: je bent aan een vergadering toegewezen, een collega heeft zich afgemeld, een stuk wacht op je akkoord, een post wacht op je beoordeling. Bij Mijn account → Meldingen stel je twee dingen los van elkaar in: waar je ze krijgt en waarover.

• Waar — altijd in het portaal; per mail als de fractie mail heeft aangezet (anders zegt de pagina dat); en op je telefoon via Telegram. Met Stuur mij een proefbericht zie je of het aankomt. Zet je mail uit, dan krijg je helemaal geen mail van het portaal.
• Waarover — toegewezen aan een vergadering; nieuwe ingekomen stukken die jullie standpunten raken; moties van andere fracties; en de woorden die je volgt: een straat, wijk, onderwerp of naam die opduikt in het nieuws, een motie, een vraag, een brief of de agenda. Op maandagochtend kan er een overzicht komen van de week die komt.

Een afspraak met een tijd geeft vlak van tevoren een herinnering aan iedereen die die agenda ziet, met de knop om digitaal deel te nemen als die er is.

Meldingen via Telegram

Voor meldingen op je telefoon heeft de fractie een eigen Telegram-bot; die stelt de beheerder één keer in bij Beheer → Koppelingen. Daarna koppel je jezelf bij Mijn account: klik op de knop en bevestig één keer in Telegram, meer niet. Je krijgt dezelfde meldingen als in het portaal, en een proefbericht laat zien dat het werkt. Ontkoppelen kan op dezelfde plek; dan krijg je de meldingen weer alleen in het portaal, en per mail als dat aanstaat.

13Je eigen AI Creator

Je kunt het portaal koppelen aan je eigen Claude, ChatGPT of Grok. Die app pakt het raadswerk er dan bij in een gesprek dat je daar al voert: hij leest wat de fractie toestaat en kan hooguit een concept klaarzetten. Je hebt een abonnement nodig waarin je koppelingen kunt toevoegen; het portaal rekent er niets voor.

In Claude

Fractieportaal staat in de lijst met connectors van Claude, dus je hoeft geen adres te plakken. Klik bij Mijn account → Je eigen AI-app op Koppelen met Claude, of zoek in Claude zelf bij de connectors naar Fractieportaal. Klik op Verbinden, log in met je portaalaccount en bevestig op het scherm dat zegt wat Claude mag lezen. Daarna vraagt Claude per gereedschap toestemming voordat hij het gebruikt; dat kun je in Claude per stuk op automatisch zetten.

In ChatGPT

ChatGPT laat een eigen koppeling alleen toe met de ontwikkelaarsmodus aan, en daarvoor heb je een betaald abonnement nodig. Zet in ChatGPT bij Instellingen → Beveiliging de ontwikkelaarsmodus aan, ga naar Instellingen → Connectors en voeg een eigen connector toe met het adres dat bij Mijn account onder Kopieer het adres staat. Log in met je portaalaccount en geef toestemming.

In Grok

1. Klik bij Mijn account op Koppelen met Grok; het adres staat dan op je klembord.
2. Kies in Grok Nieuwe connector → Aangepast, plak het adres en noem de connector precies Fractieportaal; Grok zoekt hem op die naam terug.
3. Log in met je portaalaccount en geef toestemming.
4. Ga in Grok naar Instellingen → Aanpassen en plak daar de regel die het portaal je bij Kopieer deze regel geeft. Zonder die regel kiest Grok uit zichzelf het web boven de koppeling, en krijg je moties uit de Tweede Kamer terwijl je een raadsmotie schrijft. De regel geldt alleen voor nieuwe gesprekken.

Een app op je eigen computer, zoals Claude Code, koppel je met hetzelfde adres. Het toestemmingsscherm zegt dan dat de app zichzelf zo noemt en dat het portaal dat niet kan nagaan; koppel alleen als je die app zelf net hebt geopend.

Wat je AI wel en niet kan

• Lezen — alleen de soorten gegevens die Beheer heeft aangezet, en alleen wat jij zelf mag zien. Een notitie met Vertrouwelijk, niet naar AI leest hij nooit.
• Een concept klaarzetten — een motie, een raadsvraag of een post, op jouw naam, pas nadat jij in de chat ja hebt gezegd.
• Nooit — versturen naar de griffie, akkoord geven, iets verwijderen of een stand wijzigen.

Wat de AI leest, gaat naar de maker van die app, onder jouw eigen account; zet daar de instelling voor training uit. Bij Mijn account zie je welke apps meelezen en koppel je ze los; dat kan ook in de app zelf.

14Je AI in het raadswerk

Een gekoppelde AI kent jullie raad alleen via het portaal. Hij weet wat er in het archief staat, welke stukken jullie zelf schrijven en wat Beheer hem laat lezen, maar niet wat er gisteren in de wandelgang werd afgesproken. Hoe beter je hem wijst op wat het portaal al heeft, hoe minder hij hoeft te raden.

Drie vaste werkwijzen

Voor het werk dat het vaakst terugkomt, levert de koppeling een kant-en-klare werkwijze mee. Je kiest hem in je AI-app bij Fractieportaal (in Claude onder het plusje, bij de connectors) en vult alleen het onderwerp in:

Die stappen zitten in de koppeling zelf. Ze gebeuren dus ook als je er in je vraag niet aan denkt.

Per moment in de raadscyclus

Wat je aan je AI hebt, hangt af van waar je in de cyclus zit. Een paar vragen die op de demofractie werken en die je met je eigen onderwerpen kunt nadoen:

Voor de vergadering

• Wat staat er op 29 oktober op de agenda van de raad, en bij welke punten hebben wij nog niemand die het woord voert?
• Wat hebben wij eerder in de commissie ingebracht over de avondopenstelling van het zwembad, en hoe reageerde het college?

Bij het schrijven

• Haalt ons amendement over de snelheidsremmers op de Westerweg het bij de huidige zetelverdeling, en welke fractie maakt het verschil?
• Leg ons concept over het zwembad naast ons verkiezingsprogramma. Waar wijkt het af?
• Herschrijf de overwegingen in mijn eigen stijl en laat het dictum staan.

Na afloop

• Welke van onze berichten over het zwembad deden het het best, en op welk kanaal?
• Wat is er in de raad gezegd over de bomenbalans bij herinrichtingen, en door wie?

Als het antwoord niet lijkt te kloppen

• Hij vindt iets niet — misschien mag hij het niet lezen. Wat Beheer → AI-assistenten uitzet, bestaat voor hem niet, en dan meldt hij een onderwerp als leeg.
• Hij noemt een uitslag zonder stemming per fractie — niet elke gemeente publiceert die. Zie Als er geen stemmen per persoon zijn.
• Hij haalt iets van internet — vraag hem uitdrukkelijk het portaal te gebruiken, of kies een van de werkwijzen hierboven.
• Je weet niet waar iets vandaan komt — vraag naar de link. Elk antwoord uit het portaal heeft er een, en daarmee kijk je het zelf na (zie Nakijken en afschermen).

15Je account

Alles onder Mijn account geldt alleen voor jou: hoe je binnenkomt, waarover je bericht krijgt, de apps die je koppelt, je schrijfstijl en de welkomststappen. Onderaan meld je je af op dit apparaat; zonder afmelden blijf je dertig dagen ingelogd, dus op een gedeelde computer meld je je af.

Veilig inloggen

In het portaal staat werk dat niet openbaar is. Zet daarom naast je wachtwoord minstens één tweede manier om binnen te komen: een passkey, tweestapsverificatie, of allebei; met twee manieren sta je nooit buiten. Gaat het inloggen een paar keer kort na elkaar mis, dan neemt het portaal een kwartier lang geen nieuwe poging aan.

Je wachtwoord

Je wijzigt het bij Beveiliging → Wachtwoord wijzigen, met je huidige wachtwoord erbij; het nieuwe heeft minstens tien tekens. Weet je het niet meer, klik dan op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten; de link in de mail werkt een uur. Zodra je een nieuw wachtwoord kiest, moet je op elk ander apparaat opnieuw inloggen. Niemand kan je wachtwoord zien: de fractievoorzitter niet en wij niet.

Inloggen met vingerafdruk of gezicht

Met een passkey leg je bij het inloggen je vinger op je laptop of kijk je in je telefoon, in plaats van een code over te tikken. Je houdt je wachtwoord; de passkey vervangt alleen de code. Kies bij Beveiliging Dit apparaat koppelen en bevestig met je vinger, je gezicht of de pincode van het apparaat; het werkt met Touch ID en Face ID, Windows Hello en Android. Koppelen gaat per apparaat, dus je laptop en je telefoon apart. De sleutel blijft op het apparaat; het portaal krijgt je vingerafdruk nooit te zien. Koppel er een tweede: met alleen dit apparaat sta je buiten zodra het kapot of kwijt is.

Tweestapsverificatie

Na je wachtwoord vraagt het portaal een code van zes cijfers uit een app als Google Authenticator, 1Password of Bitwarden. Heeft je fractie dit verplicht gesteld, dan stel je het in bij je eerste keer inloggen; anders zet je het zelf aan bij Beveiliging. Je krijgt herstelcodes: bewaar die in je wachtwoordbeheerder of op papier, elke code werkt één keer, en een nieuwe set maakt de oude ongeldig.

Je telefoon kwijt of een nieuwe

• Nieuwe telefoon, oude nog in bezit — kies bij Tweestapsverificatie Nieuwe telefoon, geef de code uit je app, en scan bij je volgende aanmelding een nieuwe QR-code. Je wordt daarbij overal uitgelogd.
• Telefoon kwijt — log in met een herstelcode en doe daarna hetzelfde.
• Ook geen herstelcode meer — iemand met beheerrechten zet bij Beheer → Mensen je tweestapsverificatie opnieuw; bij je volgende keer inloggen koppel je je nieuwe telefoon. Is de voorzitter zelf buitengesloten, neem dan contact op via de site.

Je eigen schrijfstijl

Bij Schrijven beschrijf je in je eigen woorden hoe je schrijft (bijvoorbeeld: korte zinnen, actief, geen bijzinnen), of je kiest een stuk dat je zelf schreef, als pdf of Word; alleen de tekst wordt bewaard. Zet een gekoppelde AI een motie, amendement of vraag voor je klaar, dan houdt hij deze stijl aan, alleen bij jou: twee fractieleden met dezelfde opdracht krijgen zo niet hetzelfde stuk. De huisregels van de fractie blijven gelden; dit bepaalt hoe het klinkt, niet wat erin hoort te staan. Wissen kan altijd.

Op je telefoon

Er is geen aparte app nodig: het portaal draait in de browser en schaalt mee met een klein scherm. Wie het vaak op de telefoon gebruikt, maakt er een snelkoppeling van; die vind je op een iPhone of iPad in het deelmenu en op Android in het browsermenu. Het portaal opent dan zonder adresbalk. Voor meldingen op je telefoon koppel je Telegram.

16De drie pakketten

De prijs is per verkozen zetel per jaar, inclusief btw, en iedereen in de fractie krijgt een account. Creator omvat ook Explorer, en Debater omvat beide.

Waar een onderdeel niet in alle pakketten zit, staat in deze handleiding een label. Creator betekent: in Creator en Debater. Debater betekent: alleen in Debater. Zonder label zit het in alle drie.

17Beheer

Beheer is er voor wie de fractie beheert: wie erbij hoort, hoe de fractie eruitziet, hoe stukken naar de griffie gaan, en waar het portaal zijn gegevens vandaan haalt. Het staat onderaan het menu en is het enige onderdeel dat niet iedereen mag openen.

Mensen erbij

Onder Mensen voeg je iemand toe met een mailadres; het portaal stuurt een uitnodiging waarmee diegene zelf een wachtwoord kiest, of je stuurt de link zelf door. De link werkt één keer en vervalt na zeven dagen; deel hem niet in een groepsgesprek. Per persoon kun je later een nieuwe wachtwoordlink sturen, de tweestapsverificatie opnieuw instellen, een foto zetten (anders komt die uit het raadsinformatiesysteem) en het account uitzetten. Uitzetten haalt niets weg: notities, spreekteksten en toewijzingen blijven, en het account kan later weer aan. Het tabblad Aanwezigheid laat zien wie op de uitnodigingen voor vergaderingen heeft geantwoord en wie er was. Daar stel je ook in hoelang achteraf doorgeven kan: uit, drie dagen, een week, twee weken of vier weken na de vergadering. Zegt iemand iets anders dan de stemmingen, dan staat dat bij zijn naam.

Rollen en rechten

Elk account heeft een rol (fractievoorzitter, vicevoorzitter, lid, vrijwilliger), en de rol zet de rechten. Per persoon kun je daarvan afwijken. Wie geen enkel recht heeft, kan alles bekijken en downloaden maar niets wijzigen. Rechten zijn er onder meer voor schrijven, akkoord geven, borden inrichten, het fractiebudget en beheer; het recht op beheer kun je voor jezelf niet uitzetten.

Onderdelen aan en uit

Bij Onderdelen zet je uit wat de fractie niet gebruikt. Het verdwijnt dan uit het menu voor iedereen; wat erin stond blijft bewaard en komt terug zodra je het weer aanzet. Meelezen tijdens de vergadering en Social media staan bij een nieuwe fractie uit.

Naam, logo en kleuren

De naam van de partij kies je zoals hij in het raadsinformatiesysteem staat: daaraan vindt het portaal jullie moties, vragen, zetels en stemmen terug. Heette de partij in een eerdere periode anders, dan geef je die naam er ook bij. Een korte naam is voor smalle plekken zoals grafieken. Het logo is een PNG of JPEG, liefst vierkant en minstens 256 pixels, hooguit 2 MB; tekst en metadata gaan eruit. Met de kleur van de fractie kleur je het menu voor iedereen, licht of gekleurd; de afbeeldingen bij een uitslag volgen dezelfde kleuren.

Wat je één keer instelt

• Indienen bij de griffie — per soort stuk: mailt het portaal het Word-bestand vanuit de mailbox van de fractie, opent het het formulier van de griffie, of zet het alleen klaar? Daarbij het adres van de griffie; begin gerust met je eigen adres om te zien wat er aankomt.
• Akkoord vóór indiening — wie akkoord geeft op stukken, vragen en posts, en hoeveel akkoorden er minimaal nodig zijn. Vink je niemand aan, dan is er geen akkoord nodig.
• Wanneer de fractie vergadert — één keer de dag en tijd, en de fractievergadering staat een jaar vooruit in ieders agenda. Wijzig je het, dan verzet het portaal de vergaderingen die nog komen, behalve wat iemand zelf al verzette.
• Online vergaderen — de vaste vergaderlink van de fractie (zie Digitaal vergaderen).
• Sjablonen — het Word-sjabloon van jullie griffie voor moties, amendementen en vragen. Upload het; een AI wijst aan waar titel, aanhef, overwegingen en ondertekening horen, en jij keurt het voorbeeld goed voordat het in gebruik gaat. Je kunt het voor de hele gemeente laten gelden, zodat andere fracties in dezelfde raad het ook hebben.
• College — de namen van burgemeester en wethouders, per periode; geldt voor elke fractie in de raad.
• Programma — zie Het verkiezingsprogramma inlezen.
• Uitslag als afbeelding — de vaste opmaak van de afbeeldingen bij een uitslag.
• Gebruik — hoe vaak een pagina is geopend, door de hele fractie samen: een telling per dag, zonder namen.

Google Drive en Agenda

Zonder Google bewaart het portaal de vergaderstukken zelf, in de afgeschermde map van de fractie. Werken jullie liever in Google Drive, dan zet het portaal de stukken in een map daar en leest het de gedeelde Google-agenda van de fractie. Dat gaat via een serviceaccount: een apart Google-account voor het portaal, zonder toegang tot jullie mail. Bij Koppelingen staan de stappen: maak op console.cloud.google.com een project met de Drive- en Calendar-API, maak een serviceaccount met een JSON-sleutel, upload die sleutel, en deel de map (als bewerker) en de agenda (met wijzigingsrechten) met het mailadres van het serviceaccount.

De mailbox van de fractie

Meldingen en stukken voor de griffie gaan via de mailbox van de fractie, zodat de mail van jullie eigen adres komt. Bij Koppelingen vul je de gegevens in die bij jullie mailprovider onder "SMTP" of "uitgaande server" staan, met de naam van de afzender; Opslaan en controleren test meteen of het werkt. Het wachtwoord blijft versleuteld op de server en is daarna niet meer te zien. Zonder eigen mailbox gaat de mail via de mailbox van het portaal, als die er is.

Wat wij regelen

Bij Koppelingen staan ook de diensten die op de server zijn ingesteld en die een fractie niet kan wijzigen: het raadsinformatiesysteem waaruit het portaal leest, de AI-diensten achter het indelen van het programma, het sjabloon, de haalbaarheidstoets, het meelezen en de hulp, en de mailbox van de installatie. Ze staan er zodat je weet waar wat vandaan komt. Is daar iets mis, dan is dat iets voor ons.

18Als je twijfelt of iets niet werkt

Dit hoofdstuk volgt het moment: wat je nakijkt vóór je iets indient, waar je tijdens de vergadering op let, wat je doet als iets niet werkt, wie wat van jouw werk kan zien, en hoe je hulp vraagt.

Vóór je iets indient: de bron erbij

Elk gegeven in het portaal heeft een herkomst. Voordat iets in een motie, een spreektekst of een post belandt, kijk je het na op de plek waar het vandaan kwam:

Ontbreekt iets, kijk dan in het raadsinformatiesysteem van je gemeente. De griffie zet stukken soms een dag later online, en niet elke gemeente publiceert alles wat het portaal zou kunnen tonen.

Tijdens de vergadering

• Je spreektekst staat op de vergaderbriefing bij het agendapunt; Groot op het scherm zet hem groot, om voor te lezen. Wat je tussendoor typt, wordt bewaard zodra je uit het veld klikt.
• Staat de tipkaart op "wacht op de uitzending", dan is de uitzending nog niet begonnen of wordt deze vergadering niet uitgezonden; zie Meelezen tijdens de vergadering.
• Een voorlopige uitslag uit de uitzending is pas te delen nadat iemand die namens de fractie naar buiten mag hem heeft bevestigd; tot de griffie publiceert, blijft het voorlopig.
• Is een spreker verkeerd herkend, zet dan op Meeluisteren de naam recht.

Als iets niet werkt: ik kom niet binnen

Wachtwoord kwijt: gebruik Wachtwoord vergeten op de inlogpagina; de link werkt een uur, en komt de mail niet, kijk dan in je ongewenste post of vraag de beheerder om een nieuwe link. Telefoon kwijt: zie Je telefoon kwijt. Uitnodiging verlopen: die werkt zeven dagen; vraag een nieuwe. Het portaal neemt geen poging meer aan: probeer het over een kwartier opnieuw.

Een scherm is leeg of een pagina ontbreekt

Meestal een van drie dingen, en geen ervan is een storing: het raadsinformatiesysteem van jullie gemeente levert het niet (zoals stemmen per raadslid of een toezeggingenlijst), het onderdeel staat uit bij Beheer → Onderdelen, of het zit niet in jullie pakket. Vlak na het aansluiten vult het portaal zich nog, nacht na nacht.

Een uitslag of stuk ontbreekt

Na een vergadering duurt het vaak een week of twee voordat de griffie de stemmen publiceert; tot dan staat er soms een voorlopige uitslag uit de uitzending. Op de vergaderbriefing haalt Nu ophalen de agenda en de stukken direct op. Hangt aan een eigen stuk het verkeerde stuk uit het raadsinformatiesysteem, maak het dan los. Vind je iets niet met zoeken, probeer dan een ander kernwoord of een langere periode.

Meldingen blijven weg

Kijk bij Mijn account → Meldingen of het onderwerp aanstaat en stuur jezelf een proefbericht. Komt dat niet aan, dan ligt het aan de weg: mail staat voor het portaal uit (iemand met beheerrechten kan dat aanzetten), of Telegram is niet gekoppeld.

Mijn AI vindt het portaal niet

Meestal een van drie dingen: je abonnement staat geen koppelingen toe, het adres is half geplakt, of de fractie heeft bij Beheer → AI-assistenten het koppelen uitgezet of die soort gegevens niet aangezet; dan bestaat dat gereedschap voor de app niet. Bij Grok: is de regel uit stap 4 geplakt, en is het gesprek daarna nieuw begonnen?

Wie bij jouw werk kan

Wat nooit naar een AI gaat

Sommige gegevens blokkeert het portaal altijd voor gekoppelde apps: post van inwoners, notities die als vertrouwelijk gemarkeerd zijn, declaraties, de agenda's en notulen van jullie fractievergaderingen, en wachtwoorden en codes. Daarboven kun je zelf twee dingen dichtzetten:

• Voor de hele fractie kiest de beheerder bij Beheer → AI-assistenten welke soorten gegevens een gekoppelde app mag lezen.
• Voor één notitie vink je onder de notitie Vertrouwelijk, niet naar AI aan.

Hulp vragen

Het vraagteken bovenin beantwoordt een vraag over het portaal: waar iets staat, hoe je iets instelt, of waarom er niets te zien is. Het leest alleen de hulpteksten van het portaal; een vraag over de raad zelf stel je aan je eigen AI. Komt de hulp er niet uit, dan verwijst hij naar je fractievoorzitter, die er in Beheer meestal bij kan. Op dezelfde plek meld je een fout of doe je een suggestie; met een foutmelding gaan je naam en mailadres, je fractie, je browser en de laatste foutmelding in beeld mee, niet de tekst van het stuk waar je in zat.

Je kunt ook het contactformulier gebruiken. Zet er dan vier dingen bij: het tijdstip, je fractie, het scherm waar het gebeurde en, als het kan, een schermafbeelding. Vertrouwelijke stukken horen er niet in. Je krijgt binnen één werkdag antwoord.